Metodologias

Para o crescimento sustentável de uma organização, é fundamental que todos os colaboradores saibam responder algumas questões como:

  • Quais são as prioridades da empresa hoje?
  • O que eu estou fazendo para atingir os objetivos da organização?

Por muitos anos surgiram inúmeras metodologias com o propósito de resolver esse problema.

Nos anos 50, Peter Drucker, já dizia: “o que não se pode medir, não dá para gerenciar”, e desenvolvia metodologias como o APO (Administração por objetivos) e teorias de como ter um bom gerenciamento e performance da organização.

Já no final dos anos 80, os professores de Harvard, Robert Kaplan e David Norton, criaram o BSC (Balanced Scorecard) – que consiste em uma ferramenta com o propósito de mostrar de forma clara os objetivos da empresa divididos em 4 principais perspectivas: Financeiro, Clientes, Processo Internos e Aprendizado e Desenvolvimento.

No Brasil, também tivemos grandes estudiosos no assunto, como Vicente Falconi trazendo o conceito de Gerenciamento pelas diretrizes.

 

OKR

(Objectives and Key Results) é uma metodologia de gestão muito utilizada por empresas no vale do Silício. De modo simplificado, pode se dizer que é uma fórmula para definir metas sendo como “Eu vou” (Objetivo) “medido por” (conjunto de resultados-chave).

Os Objectives and Key Results (OKR) foram criados pelo ex-CEO da Intel, Andrew S. Grove, mas se tornaram mais conhecidos quando, em 1999, um dos investidores do Google, John Doerr, apresentou a metodologia para os funcionários da empresa em volta de uma mesa de ping pong.

(Sim, todos os funcionários do Google cabiam em torno de uma mesa de ping pong).

O método ganhou fama por ter suportado o crescimento do Google – a empresa foi de cerca de 40 pessoas em 1999 para mais de 85 mil atualmente – mostrando que pode ser utilizado tanto por pequenas empresas como por grandes corporações.

De modo simplificado, Doerr estabeleceu a fórmula para definir metas sendo como:

“Eu vou” (Objetivo)

“medido por” (conjunto de resultados-chave)

Ou seja, nos OKRs nós temos dois principais componentes:

  • Objetivos (O): declaração concisa da direção desejada pela empresa. Um bom objetivo tem que ser vividamente descrito para que as pessoas possam imaginar o quão impactante será alcançá-lo.
  • Resultados-chave (KR): metas com impacto direto no atingimento do objetivo caso seja alcançado com sucesso.

O objetivo é qualitativo e os KRs (na maioria das vezes entre 2 e 5 para cada objetivo) são quantitativos.

Enquanto os objetivos devam ser concisos, claros e aspiracionais para estarem sempre na cabeça dos colaboradores, os key results são usados para indicar se o objetivo foi atingido até o final de período – normalmente trimestre para OKRs táticos e anual para OKRs estratégicos.

Eles são usados como uma ferramenta de gestão e comunicação muito eficaz, pois auxiliam na criação de foco e alinhamento do esforço de toda a equipe em torno de um objetivo desafiador.

OKR de marketing 2

OKR de marketing

DMAIC

Utilizada em projetos focados em melhorar produtos, serviços e processos de negócios já existentes. Também é conhecida como DFSS (“Design For Six Sigma”):

  • Define the problem: definição do problema a partir de opiniões de consumidores e objetivos do projeto;
  • Measure key aspects: mensurar os principais aspectos do processo atual e coletar dados importantes;
  • Analyse the data: analisar os dados para investigar relações de causa e efeito. Certificando que todos os fatores foram considerados, determinar quais são as relações. Dentro da investigação, procurar a causa principal dos defeitos;
  • Improve the process: melhorar e otimizar o processo baseada na análise dos dados usando técnicas como desenho de experimentos, poka-yoke ou prova de erros, e padronizar o trabalho para criar um novo estado de processo. Executar pilotos do processo para estabelecer capacidades;
  • Control: controlar o futuro estado de processo para se assegurar que quaisquer desvios do objetivo sejam corrigidos antes que se tornem em defeitos. Implementar sistemas de controle como um controle estatístico de processo ou quadro de produções, e continuamente monitorar os processos.

Benefícios do Six Sigma

Existem diversos benefícios para as empresas que adotam o Six Sigma, sejam eles na produção ou nas equipes de trabalho com um todo. São eles:

  • Redução dos custos organizacionais;
  • Aumento significativo da qualidade e produtividade de produtos e serviços;
  • Acréscimo e retenção de clientes;
  • Eliminação de atividades que não agregam valor;
  • Maior envolvimento das equipes de trabalho;
  • Mudança cultural benéfica;
  • Diminuição da variação dos processos.

PDCA: a prática levando sua gestão à perfeição

PDCA quer dizer, em inglês, PLANDOCHECKACT, ou também PLAN-DO-CHECK-ADJUST, que significam Planejar-Fazer-Verificar-Agir, ou Planejar-Fazer-Verificar-Ajustar. Vai, confessa, é bem mais fácil dizer “vamos implantar o PDCA” do que “vamos implantar o Plan Do Check Act/Plan Do…”, não?!

Trata-se de uma metodologia. Uma técnica de gestão interativa que consiste justamente nestes quatro passos, e que tem como objetivo melhorar os processos e os produtos de forma contínua.

Também chamado de ciclo de Shewart ou ciclo de Deming, o modelo se tornou famoso nos anos cinquenta graças a este segundo – o estatístico e professor americano William Edwards Deming, considerado o pai do controle de qualidade nos processos produtivos. Há quem também atribua a criação ao primeiro, o engenheiro Walter Shewart.

Uma das finalidades do PDCA é acelerar e aperfeiçoar os processos de uma empresa, por meio da identificação de problemas, de causas e de soluções.

Como utilizo o PDCA em minha empresa?

Antes de tudo, é importante entender que se trata de um ciclo. Ou seja, todo o processo é constituído por atividades que devem ser planejadas e recorrentes, sem que tenham um fim determinado.

E o ciclo respeita a ordem proposta pela sigla. Ou seja, tudo começa com o P, o Planejamento, momento em que você deve focar a parte estratégica, levantando informações e analisando-as. Depois, parte-se para a prática, o D, quando o que foi planejado deve ser executado. E o que foi executado deve, então, ser verificado, ou checado (C); é o momento em que as ações são avaliadas, e cuja avaliação aplicará uma ação ou um ajuste (A), de forma a corrigir os problemas e as divergências encontradas.

Agora vamos olhar de mais perto para cada uma dessas etapas:

1 – PLAN (PLANEJAR) – Neste primeiro passo para a aplicação, você deve elaborar um plano. Deve desenvolver, com base nas diretrizes e políticas da sua empresa, uma estratégia que se proponha a resolver os problemas levantados.

A partir disso, deve levar em consideração três fases fundamentais: a primeira é o estabelecimento dos objetivos do ciclo; a segunda é a escolha do caminho para que estes objetivos sejam atingidos; e a terceira é a definição do método que deverá ser utilizado para isso. E deve também montar a equipe, escolhendo os profissionais que liderarão os processos.

Como ocorre em qualquer planejamento, a boa e cuidadosa elaboração desta etapa evita falhas e perdas de tempo desnecessárias nas próximas fases do ciclo PDCA.

2 – DO (FAZER) – O planejamento está pronto e bem detalhado? Hora de colocá-lo em prática. Hora de arregaçar as mangas e tocar a execução do plano, que consiste também em treinar os envolvidos para prepará-los para o método que será empregado. Esta é a etapa mais importante do ciclo e deve ser acompanhada bem de perto para que em nenhum momento se desvie do que foi planejado.

3 – CHECK (VERIFICAR) – O terceiro passo é a análise ou verificação dos resultados alcançados e dos dados coletados. Esta etapa pode se desenvolver tanto ao mesmo tempo em que o plano quando é elaborado – quando se verifica se o trabalho está sendo feito da forma devida – quanto após a execução, quando são feitas as análises estatísticas dos dados e a verificação de todos os itens. O principal objetivo desta fase é detectar eventuais erros ou falhas.

4 – ACT ou Adjust (AGIR, CORRIGIR)– É a última fase. Nela, são tomadas as ações corretivas com base no que foi verificado. Ou seja, deve-se corrigir as falhas encontradas no passo anterior. Então, após realizada a investigação das causas destas falhas ou desvios no processo e após agir para solucioná-las, comece tudo de novo. Exatamente: como um ciclo, o PDCA deve ser retomado sempre para que, as práticas e os processos se aprimorem continuamente.